一、說明:


本文件針對 MailBase 的郵件生命周期管理觀念做一個完整說明,其中涉及歸檔管理中:郵件庫管理、備份、備份排程、刪除排程等多項功能的。

本文件之目的在於觀念的闡釋,雖然會提及相關功能,但不會就細部的每一個操作說明,如果想對操作上的細節瞭解,請參考 MailBase 管理者手冊。


二、何謂郵件生命周期管理:


郵件是企業內部資訊溝通的重要工具,所以信件量一定會非常的龐大,因為受限於儲存媒體的限制與成本考量,

我們必須將所有的信件做分類,做最有效率的儲存與調閱策略;而這樣的機制就是郵件生命周期管理。
隨著歷史信件的累積,我們可以大致將郵件分為四類:



1.即時的信件:即時的信件就是調閱頻率最高,正在使用的信件,通常定義是當天、當週或是當月的信件。

2.歸檔待查的信件:歸檔的信件就是近期使用,可能是一年內或半年內時常需要調閱的信件。

3.庫存的信件:庫存的信件可能是一年以上偶爾才有可能調閱的信件,通常放在近端可存取的儲存空間上。

4.封存的信件:封存的信件可能幾乎不會有調閱的可能,為節省成本可用磁帶等較便宜的儲存裝置備份起來,通常是三年以上的信件。


當然這些郵件的定義是有彈性的,隨著需求的改變,我們也可以重新定義即時信件為兩年內的信件,但伴隨而來的就是硬體成本的問題。
為了方便對信件的分類與管理, MailBase 對針對郵件生命周期有相對應的功能,說明請參考以下章節。


三、郵件庫:


在 MailBase 中,所有的信件都存放在郵件庫之中,郵件的生命周期管理以郵件庫做為基礎的單位。
假設我們用月為單位來管理郵件庫,我們可以在 『郵件庫設定』設定如下:



四、郵件庫的生命週期:


每一個郵件庫都有自己的生命週期,從郵件庫在 MailBase 『郵件庫管理』 的三個列表中就可以看出這個郵件庫走到了哪一個階段,如下圖。



歸檔的信件會放在歸檔列表,以一個月切割一次郵件庫為例,上個月的郵件庫會放在歸檔列表。庫存的信件,也就是放在近端儲存空間的郵件庫,會放在離線列表。
那即時的郵件庫會放在哪裡呢?因為即時的郵件庫不斷的在更新和使用中,所以會放在掛載列表的第一個,如下圖(可寫入)。



五、三個主要的郵件庫列表:


以下分別就三個主要的列表功能說明:

掛載列表:此列表的郵件庫代表要讓使用者可以搜尋到資料的郵件庫。
歸檔列表:此列表的郵件庫表示已經歸檔(並非即時,內容不會再變動)的郵件庫。
離線列表:此列表的郵件庫表示已經備份到近端儲存媒體的郵件庫。

其中歸檔列表與離線列表中的郵件庫都可以自由的掛載或卸載。

P.S 掛載與郵件庫在哪一個生命周期無關、只要是歸檔列表與離線列表中的郵件庫都可以自由的掛載與卸載,

另歸檔列表與離線列表同時間均有一個識別碼相同的郵件庫時,只能擇一掛載


六、郵件庫的流動:

本章節搭配圖解說明郵件庫在完整生命周期中流動的狀況。


1.一開始郵件庫一定是直接掛載在掛載列表第一列的即時郵件庫(狀態:可寫入)。


2.當時間到了下一個月時(以每一個月切割一次郵件庫為例),該郵件庫會自動搬移到歸檔列表。


在此時,郵件庫是否會掛載要看『郵件庫設定』,如下圖:


如上圖,因為選擇自動掛載一年內的郵件庫,所以在歸檔的時候,該郵件庫仍然會處於掛載的狀態。


3.管理者可以到『郵件庫管理與備份』的地方手動將郵件庫備份到近端的儲存媒體上,如下圖:


備份完成後,此時歸檔列表和離線列表都會有這一個月的郵件庫,如下圖:


4.為了怕管理者誤刪郵件庫,必須經過備份過後的郵件庫(備份狀態:前次備份成功)才可以移到待刪除列表,到『郵件庫管理與備份』操作,如下圖:


P.S 若無法勾選,要先確定該郵件庫不是掛載的狀態才可以移到待刪除列表。


此時該郵件庫就會放到待刪除列表等候刪除,並且不會在歸檔列表出現。如下圖:



當郵件庫到待刪除列表,就可以在待刪除列表刪除,到『郵件庫管理與備份』操作,如下圖:


刪除後,該月的郵件庫只有在離線列表,也就是您近端的儲存媒體上才有。
若過了三年後您想要將離線的郵件庫放到磁帶,直接到 NFS 那台主機把目錄拷貝出來即可。
(若年代久遠的郵件庫需要搜尋,可直接將該目錄的資料從磁帶倒回 NFS,再掛載來提供搜尋)




七、自動排程設定:

上一章節說明郵件庫的流動,並且都是透過手動方法來進行。MailBase 提供排程的設定功能,自動備份與刪除郵件庫。


八、備份排程:

可開啟『備份排程設定』,設定備份的時間與規則,如下圖:


承上圖,若郵件庫滿足上述條件(歸檔已超過 120 天),會將該郵件庫備份一份到近端的儲存媒體上。此時歸檔列表和離線列表都會有該月的郵件庫。


若希望備份成功之後直接把郵件庫搬到待刪除列表,則必須勾選以下設定,



承上圖設定,備份成功後會將該歸檔列表的郵件庫放到待刪除列表,如下圖:



九、刪除排程:

針對已搬移到待刪除列表中的郵件庫,可以透過『刪除排程設定』來自動刪除。


承上圖設定,若在待刪除列表的郵件庫滿足上述條件(歸檔超過 30天),就會被真正的刪除。



十、範例說明:


範例一、假設我希望使用者可以查到一年內的所有信件,並且每一個就會切一個郵件庫;超過一年的信件都備份到近端的 NFS 上,待刪除列表保留一個月後就自動從本機刪除。

每一個月切一個郵件庫且讓使用者可以查到一年內的所有信件,『郵件庫設定』設定如下:


當每月3日00:00或空間小於500MB時(/webmail),啟動自動備份排程,讓已歸檔超過一年以上的郵件庫都備份到NFS上,並且備份成功後搬移到待刪除列表,『備份排程設定』設定如下,



註:除非貴公司信件量少,不然不建議設定為每月備份1日00:00,因有可能上個月郵件庫仍在作歸檔壓縮等動作,建議延後1~2天。


待刪除列表保留一個月後就自動從本機刪除的『刪除排程設定』如下:


承上例,如果有突發事件,我想要調閱已經備份到 NFS 上的郵件(超過一年的信)。


可以到『郵件庫管理』的離線列表直接掛載該郵件庫,如下圖:



範例二、公司內規定需要查詢所有信件(需掛載所有郵件庫),每月已歸檔的郵件庫都需於下個月備份至遠端儲存設備(離線列表),備份或失敗都需通知管理者,本機郵件庫不保留(歸檔列表):

每一個月切割(歸檔)一個郵件庫設定如下:



設定遠端儲存設備NFS備份路徑(離線列表),設定為預設備份路徑:



每月2日00:00啟動自動備份偵測,將上個月的郵件庫(歸檔已超過0天的郵件庫)備份至已預設好的儲存路徑、遠端NFS(離線列表),備份成功通知管理者並搬移至待刪除列表:


註:除非貴公司信件量少,不然不建議設定為每月備份1日00:00,因有可能上個月郵件庫仍在作歸檔壓縮等動作,建議延後1~2天。


每月3日00:00啟動自動刪除待刪除列表內郵件庫,將上個月的郵件庫(歸檔已超過0天郵件庫)刪除:

註:刪除排程中的每月n日需比備份排程中的每月n日晚1~2天。


至離線列表,確認備份過去的郵件庫已掛載、並提供查詢。