顯示目前由系統內部其他使用者分享給您的所有資料夾和檔案。


  • 檔案列表:包含以下資訊與操作
    • 最上面顯示各欄相關標題
      • 名稱 - 預設依照名稱排序,可點擊名稱做反向排序
      • 分享者 - 分享此資料夾、檔案給此使用者的帳號名稱
      • 分享日期 - 顯示檔案被分享的日期,點擊可依照此排序
    • 檔案與資料夾,在列表最前面會有以下項目
      • 顯示類型圖示,以及上述的名稱、分享者、分享日期的資訊
      • 點擊名稱時會依照檔案類型與權限,有線上編輯、預覽、下載...等行為,依照檔案類型而定。
      • 當游標移到列表上的特定 資料夾/檔案 時,可在右側看到最多三個按鈕圖示,分別為分享(option)、下載、及更多功能(...),依序在下方介紹相關功能頁面:
        • 分享(option):當分享給您的檔案,您有權利轉分享時,才會看到「分享圖示」,讓您選擇分享檔案或資料夾給系統內的其他使用者、或者開啟分享連結給系統內外部使用者瀏覽或下載檔案,一次僅能選取一個資料夾或檔案進行分享。


          點分享按鈕後,會跳出個分享設定視窗,包含以下項目:

          • 內部分享

            • 分享對象輸入框:上半部有個輸入框,可輸入系統內的其他使用者,輸入分享對象的使用者名稱或全名,或中英文的關鍵字,系統會自動顯示相關聯的使用者供您點選。

            • 權限設定 (會依照您所擁有的權限,去開放以下設定):

              • 轉分享:能否轉分享檔案給其他系統內使用者

              • 編輯:能否編輯這個檔案

              • 刪除(資料夾限定):可設定被分享者是否能刪除資料夾內的檔案

              • 垃圾桶圖示:刪除已設定好的權限

              • 有效期限:設定權限的下方一列,可設定此分享是否有期限。

            • 設定完成後,點擊確定即可。此時分享的檔案旁邊會有「兩個人頭的圖示」,代表檔案已分享(如果系統管理員有啟用自動寄送電子郵件的選項,則系統會自動寄送電子郵件通知這些系統內的使用者分享訊息。)

          • 分享連結:勾選時,會顯示建立分享連結的相關選項,注意,分享連結的權限與上述的內部分享是不相關的,僅針對拿到此分享連結的設定操作。

            • 分享連結勾選後, 位於右方的欄位會自動產生一個分享連結 (以 URL 網址的形式) 。此時您可以點擊「複製圖示」將此連結複製到剪貼簿作其他的運用,如貼到郵件中,將分享檔案或資料夾給系統內或外的使用者

            • 有效下載期限:勾選後,可設定此連結的有效期限,到期後會自動失效,預設值是到期日當天的 23:59:00,過了這期限後此分享連結會自動失效;可以設定的最長下載天數由系統管理員設定。

            • 有效下載次數:勾選後,位於右方的欄位會自動產生一個允許下載次數的數值 ,可設定範圍為 1 ~ 999。注意,若有勾選「僅預覽」則無法勾選此選項。

            • 需要密碼:勾選後,系統預設會自動產生一組密碼,您也可以自行輸入您想要設定的密碼 (4 到 8 個英數字元) 。

            • 分享資料夾設定(資料夾限定):可勾選是否允許其他人上傳或刪除資料夾內的檔案。

            • 僅預覽:針對文件檔案(doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp)與PDF的連結分享,若您希望取得此分享連結者不得下載檔案,僅能透過網頁預覽,可於分享檔案時,勾選僅預覽,即可限制該檔案只能於網頁上預覽,並且自動對文件加上浮水印。注意,如果有勾選「有效下載次數」,則無法勾選「僅預覽」選項

            • 將連結用email傳送給別人:勾選後,即可在右方欄位輸入email,多筆時請以逗號隔開,則可以將連結寄給其他人,並若有在下方勾起「郵件標題」與「分享說明」,即可在email中輸入分享相關訊息。

            • 備註:當 「需要密碼」和「將連結用 email 傳送給別人」兩個選項同時勾選時,會顯示「分享通知不附上密碼」的選項。若勾選了「分享通知不附上密碼」的選項,則寄送包含分享通知的電子郵件時,用來下載分享檔案或資料夾時所需要的密碼並不會被包含在此郵件內文中。請您自行用別的方法另外將此密碼通知給被分享者,以避免萬一誤傳/誤轉寄此分享通知的電子郵件時所可能造成的資料外洩風險。

            • 完成上述的分享選項設定之後,您必須點擊「確定」之後分享才能生效,此時分享的檔案旁邊會有「兩個人頭的圖示」,代表檔案已分享。

              備註:

            • 勾選分享資料夾的 "允許上傳" 時,被分享者可以上傳和此資料夾內同名的檔案並且取代原有的版本,而且會有版本紀錄,之後若有需要就可以復原到之前的版本。另外,被分享者無法刪除此資料夾內的任何檔案。

            • 當您要分享資料夾時,若此資料夾包含了他人分享給您的檔案,則您無法分享此資料夾。若您還是需要分享此資料夾,請您暫時移動這些他人分享給您的檔案到其他的位置,然後再進行分享資料夾的動作。

        • 下載:點擊時,檔案將下載;如果項目為資料夾,則會打包成壓縮檔下載

        • 「...」 : 底下包含移動、複製、註解、拒絕分享的動作,依序於下方介紹:

          • 移動:點擊時,會跳出目錄結構,可點選要移動的目的地。若有目前路徑的「刪除」權限,以及目的地的編輯權限,則可移動至指定路徑。

          • 複製:點擊時,會跳出目錄結構,可點選要複製的目的地。若有目的地的編輯權限,則可複製至指定路徑。
          • 註解:可對檔案加上註解,會紀錄註解的時間、使用者、內容。有權限觀看到此檔案的使用者,可讀取先前的註解並且新增註解。
          • 版本:若同一個在系統上的檔案有被編輯過或重複上傳,系統會自動記錄目前以及先前的版本,包含每個版本的建立者以及檔案大小資訊;另外,這些歷史版本紀錄上限由系統管理員所設定,預設值為 10 個版本。您可以隨時點擊某一個檔案版本進行下載或復原。
          • 拒絕分享:拒絕這個檔案分享,此檔案會移除檔案列表。